Personuppgiftsbiträdesavtal

Bilaga 1 till Allmänna villkor. Senast uppdaterad: 23 oktober 2026 (åtkomst under sekretess, kvalitetskontroll och Kundens användare). Se ändringshistorik sist i avtalet.

Detta avtal ("Biträdesavtalet") gäller mellan den arbetsgivare som köper en lönekartläggning i Tjänsten ("Kunden", personuppgiftsansvarig) och C.N Digital AB, org.nr 556990-1167, Bruksgatan 42, Göteborg ("Lönepuls", personuppgiftsbiträde). Det ingås genom att Kunden godkänner de allmänna villkoren i Tjänsten och gäller så länge Lönepuls behandlar personaluppgifter för Kundens räkning.

Biträdesavtalet omfattar bara de personaluppgifter som Kunden laddar upp om sina anställda. För Kundens egna kontakt-, konto- och betalningsuppgifter är Lönepuls personuppgiftsansvarig enligt Integritetspolicyn.

1. Behandlingens föremål, art, ändamål och varaktighet

1.1 Föremål och ändamål. Lönepuls behandlar personaluppgifterna för att ta fram, lagra, rätta, räkna om och exportera Kundens lönekartläggning enligt diskrimineringslagen (2008:567) 3 kap. 8–10 §§, med gruppindelning, arbetsvärdering, lönejämförelser, förslag till texter och handlingsplan.

1.2 Art. Behandlingen består av insamling via uppladdad fil, lagring, beräkning, överföring av sammanställningar per befattning till AI-leverantör för utkast, visning för Kunden, versionshantering, export till PDF och radering.

1.3 Kategorier av registrerade. Kundens anställda och andra personer som ingår i Kundens löneunderlag.

1.4 Kategorier av personuppgifter. Befattning eller titel, månadslön och i förekommande fall andra ersättningar, kön, sysselsättningsgrad, avdelning samt ett anställningsnummer eller radnummer som Kunden valt. Kolumner som ser ut att innehålla namn, personnummer, födelsedatum eller kontaktuppgifter tas bort i Kundens webbläsare innan filen skickas till Lönepuls. Känsliga personuppgifter enligt artikel 9 behandlas inte; Kunden ska inte ladda upp sådana.

1.5 Varaktighet. Behandlingen pågår från uppladdning tills ärendet raderas enligt punkt 9.

2. Instruktioner

2.1 Lönepuls behandlar personaluppgifterna bara enligt Kundens dokumenterade instruktioner. Instruktionerna utgörs av detta Biträdesavtal, de allmänna villkoren och de val Kunden gör i Tjänsten (uppladdning, rättning, omkörning, radering). Ytterligare instruktioner lämnas skriftligt till privacy@lonepuls.se.

2.2 Om Lönepuls anser att en instruktion strider mot dataskyddsförordningen eller annan dataskyddslagstiftning ska Lönepuls omedelbart informera Kunden.

2.3 Lönepuls får behandla personaluppgifterna utanför instruktionerna bara om det krävs enligt unionsrätten eller svensk rätt. I så fall informerar Lönepuls Kunden om det rättsliga kravet innan behandlingen, om inte lagen förbjuder sådan information.

2.4 Lönepuls använder inte personaluppgifterna för egna ändamål, för att träna AI-modeller eller för att ta fram statistik som kan kopplas till Kunden eller enskilda personer.

3. Konfidentialitet

Personer som Lönepuls anlitar och som får åtkomst till personaluppgifterna har förbundit sig att iaktta sekretess eller omfattas av lagstadgad tystnadsplikt. Åtkomst begränsas till behöriga personer hos Lönepuls som har undertecknat sekretessåtagande, och till vad som behövs för drift, support, felsökning och kvalitetskontroll av Tjänsten. Varje åtkomst till personaluppgifter loggas med tidpunkt, ärende och syfte och redovisas för Kunden på begäran.

4. Säkerhet

4.1 Lönepuls vidtar de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs enligt artikel 32, med hänsyn till behandlingens art och riskerna för de registrerade. Åtgärderna omfattar i dag:

kryptering under överföring (TLS) och i vila hos databasleverantören,
åtkomst till ett ärende bara för Kundens registrerade användare med verifierad e-postadress, kontrollerad på servern vid varje anrop; ett känt ärende-ID eller organisationsnummer ger inte åtkomst,
att Lönepuls administratörsåtkomst kräver tvåfaktorsinloggning och undertecknat sekretessåtagande, att löner och rapporttexter aldrig visas i administratörens listor eller sökningar, och att varje öppning av ett ärendes innehåll loggas i en logg som inte kan ändras,
bortfiltrering av namn-, personnummer- och kontaktkolumner i webbläsaren innan filen skickas,
att bara sammanställningar per befattning (antal, könsfördelning, lönemått, radreferenser) och aldrig hela underlaget skickas till AI-leverantören,
att rapportvyer och ärende-ID inte rapporteras till besöksstatistik,
begränsning av antalet anrop per adress mot publika gränssnitt,
versionshantering som sparar en kopia före omräkning, så att Kundens dokumentation inte går förlorad vid en omkörning,
dokumenterad incident- och raderingsrutin.

4.2 Lönepuls får ändra åtgärderna så länge skyddsnivån inte sänks.

5. Underbiträden

5.1 Kunden ger Lönepuls ett allmänt förhandstillstånd att anlita underbiträden. Vid ingåendet anlitas följande underbiträden för personaluppgifterna:

Underbiträde	Behandling	Plats	Överföringsgrund
Supabase, Inc.	Databas och inloggning	EU (Irland)	Behandling inom EU
Vercel, Inc.	Webbhotell, serverfunktioner och driftloggar	Serverfunktioner i EU (Frankfurt); loggar hos Vercel	Biträdesavtal med standardavtalsklausuler för eventuell åtkomst från USA
OpenAI, L.L.C.	AI-utkast till grupper, arbetsvärdering och rapporttexter utifrån sammanställningar per befattning	USA	Biträdesavtal och EU-kommissionens standardavtalsklausuler; uppgifterna används inte för träning

Stripe och Klarna behandlar betalningen men får inga personaluppgifter. Bolagsverket (och Bolagsapi som reserv) får bara organisationsnummer för juridiska personer, aldrig en enskild firmas personnummer.

5.2 Lönepuls informerar Kunden om planerade byten eller tillägg av underbiträden på Integritetspolicyn och, för ärenden som pågår, per e-post till Kundens kontaktadress minst 30 dagar innan ändringen. Kunden kan invända inom den tiden. Om parterna inte kan enas får Kunden avsluta ärendet och begära radering enligt punkt 9; redan betald tjänst som levererats återbetalas inte.

5.3 Lönepuls ålägger varje underbiträde samma skyldigheter i fråga om dataskydd som i detta Biträdesavtal genom skriftligt avtal, och ansvarar fullt ut gentemot Kunden för underbiträdets fullgörande.

6. Överföring till tredjeland

Personaluppgifter överförs till tredjeland bara till de underbiträden som anges i punkt 5 och med den överföringsgrund som anges där. Sammanställningarna till OpenAI innehåller inte anställningsnummer eller enskilda rader. Om en överföringsgrund upphör ska Lönepuls antingen ersätta den eller sluta använda underbiträdet.

7. Bistånd till Kunden

7.1 Lönepuls hjälper Kunden, med hänsyn till behandlingens art och med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, att svara på de registrerades begäran om att utöva sina rättigheter enligt kapitel III i dataskyddsförordningen. Begäranden som kommer direkt till Lönepuls vidarebefordras till Kunden utan onödigt dröjsmål; Lönepuls svarar inte den registrerade i sak.

7.2 Lönepuls hjälper Kunden att fullgöra skyldigheterna enligt artiklarna 32–36 (säkerhet, anmälan och information om personuppgiftsincidenter, konsekvensbedömning och förhandssamråd) med den information om behandlingen som Lönepuls har tillgång till.

7.3 Lönepuls får ta skälig ersättning för bistånd som går utöver vad Tjänsten normalt omfattar, om Kunden informeras i förväg.

8. Personuppgiftsincidenter

Lönepuls underrättar Kunden utan onödigt dröjsmål, och senast inom 48 timmar, efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör personaluppgifterna. Underrättelsen går till Kundens kontaktadress och innehåller det som är känt om incidentens art, berörda kategorier och ungefärligt antal registrerade, sannolika konsekvenser, vidtagna och föreslagna åtgärder samt kontaktpunkt. Uppgifter som inte är kända lämnas i omgångar. Kunden ansvarar för anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten och information till de registrerade.

9. Radering och återlämnande

9.1 Personaluppgifterna, rapporten och dess sparade versioner finns kvar så länge ärendet finns, så att Kunden kan rätta uppgifter, köra om analysen och återöppna tidigare slutversioner. De raderas inte automatiskt.

9.2 Kunden kan när som helst ladda ned slutversionen som PDF (återlämnande) och begära radering av ärendet via privacy@lonepuls.se. Lönepuls raderar då personaluppgifterna, rapporten och alla sparade versioner hos sig och sina underbiträden inom 30 dagar och bekräftar skriftligt. Kvitto och betalningsreferens bevaras enligt bokföringslagen men innehåller inga personaluppgifter.

9.3 Vid Biträdesavtalets upphörande raderas personaluppgifterna enligt 9.2, om inte lagring krävs enligt unionsrätten eller svensk rätt.

10. Information och granskning

10.1 Lönepuls ger Kunden tillgång till den information som behövs för att visa att skyldigheterna i artikel 28 fullgörs: beskrivningen av behandlingen i Integritetspolicyn, listan över underbiträden, säkerhetsåtgärderna i punkt 4 och, på begäran, kopior av underbiträdenas biträdesavtal eller sammanfattningar av dem.

10.2 Kunden eller en av Kunden utsedd oberoende granskare, som är bunden av sekretess, får granska behandlingen högst en gång per tolv månader eller när en tillsynsmyndighet kräver det, efter skriftlig begäran med minst 30 dagars varsel. Granskningen sker i första hand genom skriftliga frågor och dokumentation och bekostas av Kunden.

11. Ansvar

Vardera parten ansvarar för administrativa sanktionsavgifter och skadestånd som hänför sig till partens egen överträdelse av dataskyddsförordningen. I övrigt gäller ansvarsbegränsningen i de allmänna villkorens avsnitt 5 även för detta Biträdesavtal, utom där tvingande lag föreskriver annat.

12. Giltighet och ändringar

12.1 Vid motstridighet mellan detta Biträdesavtal och de allmänna villkoren har Biträdesavtalet företräde i fråga om behandlingen av personaluppgifter.

12.2 Lönepuls får uppdatera Biträdesavtalet när lagstiftning, underbiträden eller säkerhetsåtgärder ändras. Ändringar meddelas enligt punkt 5.2 eller de allmänna villkorens avsnitt 9 och sänker inte skyddsnivån för de registrerade.

12.3 Svensk lag gäller. Tvister avgörs enligt de allmänna villkorens avsnitt 10.

13. Kontakt

C.N Digital AB Org.nr 556990-1167 Bruksgatan 42, Göteborg

Dataskyddsfrågor och begäran om radering: privacy@lonepuls.se Övrig kontakt: hej@lonepuls.se

Ändringshistorik

23 oktober 2026: Punkt 3: åtkomst bara för behöriga personer med undertecknat sekretessåtagande, även för kvalitetskontroll av Tjänsten, och varje åtkomst loggas och redovisas på begäran. Punkt 4.1: åtkomst för Kundens registrerade användare i stället för en enda ägare, och skydd för administratörsåtkomst (tvåfaktor, sekretessåtagande, inga löner i listor, oföränderlig logg).
21 oktober 2026: Första versionen.