Lönekartläggning steg för steg: Från data till färdig rapport

Att göra en lönekartläggning kan kännas överväldigande om du inte har gjort det förut. Men processen är logisk och går att bryta ner i tydliga steg. Den här guiden tar dig genom hela processen, från datainsamling till färdig rapport.

Steg 1: Förbered och samla in data

Innan du börjar analysera behöver du rätt data. Exportera följande från ert lönesystem:

För varje anställd:

• Befattning eller titel
• Avdelning
• Kön
• Grundlön (månadslön omräknad till heltid)
• Fasta tillägg (OB, jour, bilförmån)
• Rörliga tillägg (bonus, provision) som genomsnitt
• Anställningsdatum
• Sysselsättningsgrad

Viktigt: Lönen ska omräknas till heltidsekvivalent. En person som arbetar 50 procent och tjänar 18 000 kr ska redovisas med en heltidslön på 36 000 kr. Annars blir jämförelsen missvisande.

Samla data i en CSV-fil eller Excel-fil.

Steg 2: Kartlägg lönepolicy och praxis

Innan du tittar på siffror ska du dokumentera företagets lönepolicy. Det här kravet finns i 3 kap. 8 § Diskrimineringslagen.

Besvara frågorna:

• Vilka principer styr lönesättningen? (Individuell, kollektivavtal, en mix?)
• Vilka kriterier används vid lönerevision? (Prestation, erfarenhet, marknad?)
• Finns det löneband eller lönetrappor?
• Vilka förmåner och tillägg finns, och vem har tillgång till dem?
• Används olika lönesättningsprinciper för olika grupper?

Dokumentera svaren. Om du upptäcker att lönepolicyn är otydlig eller tillämpas inkonsekvent är det redan ett observandum.

Steg 3: Gruppera anställda i lika arbete

Dela in alla anställda i grupper baserat på lika arbete. Anställda utför lika arbete om de har samma eller i det närmaste samma arbetsuppgifter.

Praktiskt tips: utgå från befattningar. Alla med samma befattningstitel utför oftast lika arbete. Men var uppmärksam på fall där titeln är densamma men arbetsuppgifterna skiljer sig väsentligt, eller tvärtom.

Dokumentera varje grupp med antal kvinnor och män.

Steg 4: Gör arbetsvärdering

Det här steget är nyckeln till en komplett lönekartläggning. Arbetsvärdering innebär att du bedömer kravnivån i varje befattning för att identifiera vilka som är likvärdiga.

Använd DO:s fyra kriterier:

1. Kunskap och färdigheter. Vilken utbildning och erfarenhet krävs?
2. Ansvar. Ekonomiskt ansvar, personalansvar, beslutsansvar?
3. Ansträngning. Fysisk och psykisk belastning?
4. Arbetsförhållanden. Arbetsmiljö, risker, arbetstider?

Bedöm varje befattning utifrån kriterierna, exempelvis på en skala 1 till 5. Summera och jämför. Befattningar med liknande totalpoäng är likvärdiga.

Dokumentera bedömningen noggrant. Det här är det underlag DO granskar.

Steg 5: Genomför de tre analyserna

Nu kommer kärnan i lönekartläggningen. Tre separata analyser:

Analys 1: Lika arbete

Jämför lön mellan kvinnor och män inom varje grupp av lika arbete. Beräkna:

• Genomsnittslön för kvinnor och män
• Medianslön för kvinnor och män
• Lönespridning

Om det finns skillnader: kan de förklaras med sakliga faktorer som erfarenhet, prestation eller särskilt ansvar? Dokumentera bedömningen för varje skillnad.

Analys 2: Likvärdigt arbete

Jämför lön mellan grupper som har bedömts som likvärdiga i arbetsvärderingen. Titta särskilt på om kvinnodominerade grupper har lägre lön än mansdominerade grupper med likvärdig kravnivå.

Analys 3: Högre lön i lägre värderat arbete

Kontrollera om det finns grupper med lägre kravnivå (enligt arbetsvärderingen) som ändå har högre lön. Om den lägre betalda gruppen med högre krav är kvinnodominerad ska skillnaden analyseras och förklaras.

Steg 6: Upprätta handlingsplan

Om du hittar osakliga löneskillnader (skillnader som inte kan förklaras med könsneutrala faktorer) ska du upprätta en handlingsplan enligt 3 kap. 10 §.

Handlingsplanen ska innehålla:

• Beskrivning. Vilka löneskillnader som bedöms som osakliga.
• Åtgärder. Vilka lönejusteringar som krävs, uttryckt i kronor.
• Kostnad. Total kostnad för alla justeringar.
• Tidsplan. När ska justeringarna genomföras? Lagen anger senast inom tre år, men DO förväntar sig snabbare åtgärd.
• Utvärdering. Hur följer ni upp att åtgärderna genomförs?

Om föregående års handlingsplan finns ska den utvärderas i årets rapport.

Steg 7: Sammanställ och dokumentera

Sätt ihop allt i en samlad rapport:

1. Inledning och syfte
2. Organisationsbeskrivning
3. Lönepolicy och praxis
4. Metod
5. Gruppindelning
6. Arbetsvärdering
7. Analys 1: Lika arbete
8. Analys 2: Likvärdigt arbete
9. Analys 3: Högre lön i lägre värderat arbete
10. Handlingsplan och utvärdering

Spara rapporten. Se till att den är tillgänglig för DO vid eventuell tillsyn och för arbetstagarrepresentanter om sådana finns.

Hur lång tid tar varje steg?

Steg	Manuellt (ca)	Med Lönepuls
1. Datainsamling	2 till 4 timmar	15 min (CSV-export)
2. Lönepolicy	1 till 2 timmar	Ingår i formuläret
3. Gruppindelning	1 till 2 timmar	Automatiskt
4. Arbetsvärdering	4 till 8 timmar	Automatiskt (AI)
5. Tre analyser	4 till 8 timmar	Automatiskt
6. Handlingsplan	2 till 4 timmar	Genereras automatiskt
7. Dokumentation	2 till 4 timmar	PDF-rapport klar
Totalt	16 till 32 timmar	Under 1 timme

Skippa veckorna, inte kvaliteten

Lönepuls automatiserar steg 3 till 7 helt. Du samlar in data (steg 1), laddar upp en CSV, och får en komplett rapport i PDF-format som täcker alla lagkrav. Arbetsvärderingen görs av AI baserad på DO:s kriterier. Analyserna körs automatiskt. Handlingsplanen genereras med konkreta förslag.

Allt för 1 495 kr.

Gör din lönekartläggning nu